Um dossiê de conformidade é o conjunto de documentos que mostra como o gabinete cumpre os deveres preventivos. A lei não impõe um modelo único, mas exige documentos ou registos escritos que demonstrem os riscos identificados e a adequação dos controlos (art. 14.º, n.º 3, alínea c)); o que importa é que seja coerente com o risco e que se consiga mostrar.
Uma ordem possível
- Perfil do gabinete. Que serviços presta, a que tipo de clientes, com que dimensão.
- Avaliação de risco do gabinete. Onde estão os riscos maiores, e porquê.
- Procedimentos escritos. Como se identifica um cliente, quando se reforça a diligência, quem decide uma comunicação.
- Fichas de cliente. Identificação, diligência e risco de cada cliente, com data da última revisão.
- Registos. Sinais de alerta analisados, decisões e comunicações.
- Formação. Quem teve formação, quando e sobre o quê.
Três hábitos que ajudam
- Datar e assinar cada decisão, mesmo quando a decisão é «não fazer nada».
- Escrever o porquê, não só o quê: a justificação é o que dá valor ao registo.
- Rever o dossiê com periodicidade definida e registar a revisão.
Este guia é uma sugestão de organização e não substitui os modelos ou orientações da sua ordem profissional.